Тайм-менеджмент: все гениальное просто

Как часто Вы как руководитель слышите от своих подчиненных «Я не успеваю!», «У меня не хватило времени, чтобы сделать это!» и т. д.? Бывает, что такие ситуации не критичны. Но очень часто задержка в сроках ставит под угрозу выполнения очень крупных проектов. А, соответственно, и получение Вашей компанией дохода. Так почему горят сроки и срываются дедлайны? Давайте разберемся в основных ошибках современных руководителей (да, именно руководителей, а не подчиненных!).

Основные причины нарушения сроков Вашими подчиненными:

1. причина: Ваши подчиненные на самом деле перегружены работой. Решение: перестаньте экономить на персонале, наймите еще одного-двух сотрудников. Да, Вы увеличите фонд оплаты труда, но, поверьте, полученный доход с лихвой это возместит;
2. причина: отсутствие мотивации. Ваш персонал «сидит» на фиксированной ставке и не видит причины работать быстрее и эффективнее. Решение: срочно вводите систему бонусов. Чем эффективнее сотрудник работает, тем больше он в итоге получит.
3. причина: Ваши сотрудники не знакомы с термином «тайм-менеджмент», не умеют управлять своим рабочим временем, да и попросту большую часть рабочего дня занимаются ерундой, которая имеет мало общего с их должностными обязанностями. Решение: проведите со своим персоналом тренинг по тайм-менеджменту. Основные его принципы приведены ниже.

Пять главных правил тайм-менеджмента

Ученые выяснили, что человек может удержать в голове от 5 до 7 дел одновременно. Наиболее эффективным является число 4. Но новые неотложные поручения, телефонные звонки и еще множество мелочей отвлекают нас от поставленных задач. Итог: десятки забытых и невыполненных дел. Поэтому придерживайтесь основных правил тайм-менеджмента:

 1.«правило 6 П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Обязательно составляйте себе план работы на день. В блокноте, органайзере, компьютере. Доказано, что написанный план работы повышает эффективность работы на 25%. Но помните одну важную вещь: всегда оставляйте 20% рабочего времени свободным. Таким образом Вы сможете избежать нехватки времени в связи с возникающими срочными задачами или возникающими проблемами с текущими задачами;

         2. «принцип Парето»: согласно этого правила, лишь 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата;

         3. «матрица Эйзенхауэра»: разделить все дела можно на 4 квадрата:

• квадрат А: срочное и важное;
• квадрат B: не срочное и важное;
• квадрат C: срочное и не важное;
• квадрат D: не срочное и не важное.

Самые важные задачи находятся в квадратах А и В, а квадрат D - это обычные «убийцы времени». Поэтому начинайте свой день с первых двух квадратов. И делайте эти дела, не отвлекаясь на другие мелочи. Так Вы сможете повысить эффективность своего рабочего времени в 5 раз;

4. «закон принудительной эффективности»: времени на все не хватит никогда, но на самое важное его всегда достаточно. Именно здесь важно вспомнить о понятии «съесть жабу»: никогда не откладывайте неприятные, но важные дела на завтра. То есть, например, Вам нужно позвонить очень неуступчивому заказчику. И Вы оттягиваете этот звонок, прикрываясь другими неотложными делами. Но, оказывается, такое откладывание «в долгий ящик» только снижает Вашу общую эффективность. Поэтому зажмурьтесь и одним махом «съешьте жабу»;

5. «принцип равновесия»: всегда помните, что работа работой, но никогда нельзя забывать о семье. И планируйте свой день согласно этому принципу.